Rahmenbedingungen

Qualitätshandbuch

Soll das Qualitätsmanagementsystem extern überprüft, d. h. zertifiziert werden, ist seine Beschreibung in einem Handbuch notwendig. Damit stellt das Handbuch eine Art „institutionalisiertes Grundwissen“ bezogen auf die Strukturen und Prozesse einer Einrichtung dar:

• Nach innen dient es als Bezugspunkt des Handelns, d. h. der Vergewisserung, Orientierung und regelmäßigen Prüfung im Sinne des Qualitätsentwicklungskreises (Wie machen wir was? Bewährt sich das, was wir festgelegt haben?)
• Nach außen dient es als Hilfe, die eigene Arbeit darzustellen, transparent zu machen und überprüfen zu können, z. B. mit einer Zertifizierung (Wie gestaltet eine Einrichtung ihre Arbeit? Wird das, was festgelegt wurde, auch getan?)

Das Qualitätshandbuch enthält die Beschreibungen zum Qualitätsmanagementsystem, einschließlich, der dafür entwickelten Handlungsanleitungen, Formulare und Checklisten.

Jährliche Durchführung einer Selbstevaluation

Ob mit oder ohne AZWV: Eine (Re-)Zertifizierung nach QES^plus erfordert die jährliche interne Überprüfung des Systems. Ziele der jährlichen Selbstevaluation sind:

• die Überprüfung und Erhaltung der Wirksamkeit des QM-Systems
• die Erhebung und Prüfung der Ist-Praxis (Was haben wir in unserem QM-Handbuch festgelegt? Spiegelt sich das noch immer in unserer täglichen Arbeit wider?)
• die Überprüfung der Soll-Vorgaben (Sind die Festlegungen im QM-Handbuch realistisch und sinnvoll?)
• die Sammlung von Verbesserungsvorschlägen
• die Sichtung des „Standes der Dinge“, gerade auch in Einführungsphasen

Voraussetzung für die Zertifizierung ist die jährliche Selbstevaluation. Nur so kann der Auditor im Zertifizierungsaudit die Planung, Durchführung und Auswertung der Selbstevaluation beurteilen.